INSTRUCTIVO
PARA LOS BECARIOS Y BENEFICIARIOS DE CURSOS CORTOS, PASANTÍAS Y VISITAS DE
PROFESORES
1. Este documento contiene los principales procedimientos que aplicará
el PDT en el seguimiento técnico y financiero de las becas-crédito y
actividades de intercambio de investigadores, a través del Departamento de
Proyectos de Ciencia y Tecnología. Una copia de este documento y de los
formularios a los que hace referencia es enviada por correo electrónico a cada
beneficiario una vez aprobada su solicitud.
Se sugiere a aquellos becarios que, por residir en el exterior, tienen
un apoderado para la gestión de su beca que lo mantengan debidamente informado
de los procedimientos a seguir.
2. La Ejecutiva de Recursos Humanos del Departamento CyT se encargará
del seguimiento de las becas y se encuentra a disposición del beneficiario para
atender cualquier consulta personal, telefónica o electrónica:
Sra. Graciela Burgueño
Tel.:
(598-2) 901 42 85, int. 114
E-mail:
burgueno@pdt.gub.uy
Para cualquier tipo de consulta,
entrega de documentos o envío de correos electrónico, el becario debe referirse
al número de identificación completo de la beca, el cual se encuentra en el
contrato (S/C/BE/…/…).
3. Al recibir la carta de
aprobación de su solicitud, el becario debe solicitar una entrevista a la
Ejecutiva de RR HH con el fin de establecer conjuntamente la periodicidad y los
montos de los desembolsos que efectuará el PDT, así como las fechas en que el
becario deberá entregar los Informes de Avance y el Informe Final. (Los
desembolsos están condicionados a la entrega en tiempo y forma de estos
informes). Los cronogramas
establecidos serán adjuntados al contrato.
En la misma entrevista, el becario debe proporcionar los datos
personales de su fiador. El fiador
debe entregar al PDT un formulario de Manifestación de Bienes (con
certificación notarial), el cual debe ser aprobada por la Asesoría Jurídica del
PDT antes de poder establecerse la fecha de firma del contrato. Se sugiere
tener en cuenta el formulario tipo de Manifestación de Bienes (adjunto) para
asegurar que se cumpla con los requisitos al respecto.
DESEMBOLSOS
4. Una vez que el contrato ha sido firmado por ambas partes e
intervenido por el Tribunal de Cuentas, el beneficiario se encuentra habilitado
para obtener el primer desembolso
del PDT. El monto del mismo será el que indica el cronograma de desembolsos. La
Ejecutiva se encargará de gestionar este primer desembolso y se comunicará con
el becario cuando el cheque esté a su disposición en la Tesorería del PDT. El primer
pago se efectuará normalmente a principios del mes correspondiente al primer
desembolso en el cronograma.
5. Es imperativo que el beneficiario comunique a la Ejecutiva -por
correo electrónico y con suficiente antelación- cualquier cambio que desee realizar
en las fechas de los viajes programados y, por ende, en los desembolsos. Antes
de solicitar un cambio de fecha, el beneficiario deberá tener en cuenta lo
siguiente:
-
No es posible cambiar la fecha de una pasantía, curso corto o visita de
profesor si el cambio implica que la actividad se inicie fuera del plazo
establecido en las bases de la convocatoria.
-
En los otros casos, el PDT resolverá si el cambio solicitado debe ser
sometido a consideración del Comité de Selección.
6. Para obtener cada uno de los siguientes desembolsos, el becario
deberá cumplir con los siguientes requisitos (además de respetar las condiciones generales del contrato):
La Ejecutiva de RRHH no iniciará la gestión de ningún desembolso ante el
Departamento de Administración del PDT sin el previo cumplimiento de estas tres
condiciones.
RENDICIONES DE GASTOS
7. Los gastos deben rendirse en el Formulario de Rendición adjunto. Este
formulario debe enviarse por vía electrónica a la Ejecutiva de RRHH pero sólo
se considerará válido una vez recibidos los comprobantes originales de gastos,
si correspondiera. Para llenar el formulario se tendrá en cuenta lo siguiente:
En la columna Equivalente en U$S, se expresará el importe de la factura
contado o recibo de pago en dólares americanos al tipo de cambio “fondo
vendedor” del día anterior al de la fecha de la factura/boleta. Este tipo de
cambio se encuentra en Internet: www.bcu.gub.uy
(Cotizaciones y Arbitrajes).
El periodo considerado no puede exceder el número de noches pasadas en
el lugar de destino (excluyendo por ende las noches pasadas en el avión o en
tránsito). Los pases de abordar serán considerados por el PDT como documentos
probatorios del tiempo pasado en el lugar de destino.
El monto de cada viático no puede exceder el monto indicado en la Guía
de Viáticos para Becarios del PDT (ver www.pdt.gub.uy), ni el monto global de los viáticos puede
exceder el monto total aprobado para este rubro en el contrato.
k.
Pagos varios a través de débito bancario.
·
Factura del bien adquirido.
·
Constancia del banco del pago efectuado.
No se aceptará bajo ningún concepto resumen de cuenta del banco donde surja el débito bancario.
8. Cuando los gastos efectuados a cuenta de un desembolso han sido
rendidos satisfactoriamente pero por un monto inferior a este desembolso, el
PDT ajustará el desembolso siguiente en función de este saldo y avisará al
becario al respeto.
Una vez aprobada una rendición por el Departamento de Administración y
Finanzas del PDT, el Ejecutivo de RRHH enviará por correo electrónico una nota
de aprobación al becario.
9. Para cada actividad (beca o intercambio) el 10 % del monto total del
financiamiento aprobado será retenido hasta la entrega del Informe Final (ver
contrato). Ello implica que, en el caso de actividades de intercambio, el
primer desembolso no podrá ser mayor al 90 % del financiamiento total. En el
caso de una beca, se descontará del
último anticipo (es decir, del penúltimo desembolso) una cantidad equivalente
al 10 % del financiamiento total de la actividad. Una vez rendidos todos los
gastos y aprobado el informe final la Ejecutiva procederá a la gestión del
último desembolso.
INFORMES DE AVANCE PARA
BECARIOS
10. En el caso de los postgrados que se realizan íntegramente en el exterior,
el becario deberá entregar informes semestrales. En el caso de las
becas-sándwich, deberá entregar un informe después de cada estadía en el
exterior, en el plazo máximo de un mes. Las fechas serán establecidas antes de
la firma del contrato (ver arriba) y cualquier modificación deberá ser
solicitada por el becario a la Ejecutiva de RRHH, fundamentando el caso.
11. El informe deberá ajustarse a las pautas adjuntas y enviarse por
correo electrónico a la Ejecutiva de RRHH. En los casos de becas de más de un
año de duración, una vez al año el informe deberá incluir:
Cuando la duración no supera el año, estos
mismos documentos deberán integrarse al informe final.
Una vez aprobado el informe de avance, la Ejecutiva enviará al becario
una nota comunicando la aprobación.
12. Informe Final. El becario
debe entregar al PDT, dentro de los
sesenta días siguientes a la fecha de finalización del postgrado, un informe
final conforme a las pautas que se le enviarán oportunamente, junto con la
documentación probatoria de su culminación y una copia de la tesis de postgrado
en medio legible por ordenador.
13. Repago en servicio para
becarios. Referirse al contrato.
ANEXOS
I) Para Becas
Formulario de Manifestación de Bienes (fiador)
Planilla de rendición
Nota de entrega de rendición
Nota de rendición de viáticos
Formulario de solicitud de desembolso
Nota de entrega de solicitud de desembolso
Pautas para el informe de avance
Pautas para el informe final (falta)
Planilla de rendición
Nota de entrega de rendición
Nota de rendición de viáticos
Pautas para el informe final
[1] Por lo tanto, se sugiere agrupar las compras de artículos de papelería
y, en el caso de fotocopias, comprar tarjetas o efectuarlas en lugares donde es
posible solicitar una factura consolidada por varios gastos.